¿Cómo constituir una Empresa?

El presente manual pretende explicar el trámite necesario para constituir una empresa de negocio en el Perú.

 I. Elaborar la minuta de constitución

1.Primero solicitar una reserva de nombre en Registros Públicos: Ello para comprobar que no existen otras empresas con un nombre similar inscritas en el registro. El procedimiento a seguir es el siguiente:

a) Búsqueda en los índices de Registros Públicos, si no hay un nombre similar se puede proceder al siguiente paso.

b) Solicitud de inscripción de título en el formato de Reserva de Nombre.

c) Obtención de la Reserva de Preferencia Registral, para que dentro de un plazo de 30 días naturales nadie pueda tomar tal nombre.

2. Presentación de documentos personales: Copia simple del DNI o carnet de extranjería vigente del titular o de los socios.

3. Descripción de la actividad económica: A presentar en una hoja suelta redactada y firmada por los interesados, en principio deberá incluir: Razón social, giro de la empresa, tipo de empresa sea EIRL, SRL, SA o SAC, administrador o representante, tiempo de duración ,sea plazo fijo o indeterminado, cuándo va a iniciar sus actividades comerciales, domicilio comercial, dónde van a funcionar las agencias o sucursales, si es que las hubieran.

4. Capital de la empresa: Aporte del titular o socios para la constitución de la empresa; sean bienes dinerarios y bienes no dinerarios.

5. Estatuto, que deberá contener: régimen del directorio, gerencia, junta general, deberes y derechos de los socios y accionistas, entre otros, según corresponda.

II. Escritura Pública

La escritura pública es el documento matriz incorporado al protocolo notarial, que después se presentará en Registros Públicos. Para su elaboración el notario requiere: minuta de constitución de la empresa, tanto el documento original como una copia simple; pago de los derechos notariales; constancia o comprobante del depósito del capital social aportado en una cuenta bancaria a favor de la empresa; inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios; certificado de búsqueda y reserva del nombre emitido por la Sunat.

III. Inscripción en Registros Públicos

Ya con la escritura pública, corresponde al titular, a los socios o al notario realizar la inscripción en el Registro de Personas Jurídicas de la SUNARP. El registrador tendrá el plazo de 1 día para calificar el título y extender el asiento de inscripción, a partir del cual la sociedad adquirirá personalidad jurídica y los derechos inherentes a ella.  La oficina registral entregará una constancia de inscripción y una copia simple del asiento registral. En el supuesto de que el título haya sido observado, podrá ser subsanado dentro del plazo de 35 días.

Para la inscripción se requerirá:

  1. Formato de solicitud de inscripción debidamente llenado y suscrito.
  2. Copia del documento de identidad del solicitante del título, acompañado por la constancia de haber sufragado en las últimas elecciones o la dispensa respectiva.
  3. Escritura pública que contenga el pacto social y el estatuto.
  4. Comprobante de depósito por el pago de derechos registrales (1.08% UIT por derechos de calificación y 3/1000 del capital por derecho de inscripción)

IV. Trámite del RUC

El RUC o Registro único de contribuyente es el registro informático que maneja la SUNAT donde se encuentran los contribuyentes de todo el país.

Este registro certifica el funcionamiento legal de un negocio. Consta de un número de 11 dígitos que debe utilizarse en todo trámite que se realice ante la SUNAT  y que contiene datos como la razón social, el domicilio fiscal y la actividad económica.

Para tramitar el RUC de una persona jurídica, se requiere acercarse a las oficinas de SUNAT con los siguientes requisitos:

  1. El Documento de identidad del representante legal.
  2. El recibo del algún tipo de servicio o del autovalúo, para sustentar domicilio fiscal.
  3. Partida registral certificada por Registros Públicos., de una antigüedad menor a 30 días.
  4.  Si se declara establecimientos anexos, llevar documentos que sustenten el domicilio del local anexo en original y copia simple.

V. Inscripción de los trabajadores en ESSALUD

Essalud cubre servicios como evaluación y control de riesgos e inmunizaciones, atención médica ambulatoria y de hospitalización, ofrece compensaciones por pérdida económica debido a incapacidad temporal para trabajar, prestaciones por maternidad, entre otros.

Para contar con todos estos beneficios se tienen que registrar a los trabajadores con los siguientes pasos; en primer lugar, se tiene que registrar a la empresa con el programa de Declaración Telemática (PDT) o con el formulario n°402, los cuales se pueden adquirir en cualquier entidad bancaria o en la SUNAT.

Luego, para la filiación de los empleados, se tiene que utilizar el Formulario virtual n°601 de Planilla Electrónica en caso la entidad cuente con 3 o más trabajadores, de lo contrario deberá utilizar el formulario virtual n°402.

La presente declaración tiene que ser realizada por la entidad todos los meses en las respectivas entidades bancarias de acuerdo a la fecha que establece la SUNAT. Además, con esta declaración la empresa debe contribuir con el 9% del sueldo total percibido por el trabajador.

Adicionalmente, la compañía deberá señalar a los “derechohabientes” del trabajador en el PDT, es decir, cónyuge y/o concubino(a) e hijos; así como sus datos personales: nombre completo, DNI, entre otros.

Finalmente, una vez que se realice la declaración de los empleados, los mismos podrán consultarlo en la página web de Essalud.

VI. Solicitud del permiso, autorización o registro especial

Son permisos o requisitos que pide la autoridad competente, según el área de especialización del negocio, para garantizar que las prácticas sean compatibles con el interés colectivo y la calidad de vida ciudadana. Para ese fin, si las actividades están relacionadas con la salud, salud ambiental, educación, alimentación, agricultura, comercio exterior, turismo, explotación minera, uso de la energía, seguridad, propiedad intelectual, entre otras áreas, se debe observar ciertas normas.

Es posible que el proyecto de negocio esté incluido en una, o más, de estas normativas. Para tramitar estos registros y/o autorizaciones sectoriales, el constituyente deberá dirigirse a las oficinas que sean competentes (dependiendo del área de especialización del negocio).  La información y requerimientos podrán ser encontrados en el texto único del procedimiento administrativo (TUPA) de cada ministerio o sector particular.

Se Procede de la siguiente manera:

  1. Revisar atentamente las primeras columnas “Autorizaciones o Permisos Especiales” en las tablas para ver si mi proyecto de negocio está dentro de los rubros que ahí se especifican.
  2. De encontrarse alguna relación entre estos conceptos y las actividades planeadas, consultar el resto de las columnas que informan cuál es el área responsable de otorgar los permisos, la normativa legal, el costo y el plazo que tiene el organismo para pronunciarse.
  3. Comunicarse mediante el correo electrónico, los teléfonos, o dirigirse a las direcciones indicadas, para confirmar si estos permisos son necesarios y si estas son las oficinas competentes para tramitar la autorización.

VII. Obtención de la autorización del libro de plantillas

Toda empresa que tenga uno o más trabajadores deberá registrar las planillas de pago. Las planillas de pago son un registro contable que brindan elementos que permiten demostrar, de manera transparente, ante la autoridad competente, la relación laboral del trabajador con la empresa, su remuneración y los demás beneficios que se le pagan.

Se deben conservar las planillas de pago, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco años después de efectuado el pago. Estos registros pueden ser llevados de forma física (libros u hojas sueltas) o de forma virtual.

Están obligados a llevar el registro de planillas en libros y/o hojas sueltas las personas naturales con negocio con un máximo de 3 tres trabajadores, para ello deben solicitar la autorización en el Ministerio del Trabajo y Promoción del Empleo – MTPE (LIMA) y/o en las Direcciones Regionales del Trabajo y Promoción del Empleo de cada región, según corresponda.

Para solicitar la autorización de planillas de pago en libros y/o hojas sueltas al MTPE,  se deberá presentar:

  • Solicitud Dirigida al Representante de la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo (Regiones) y MTPE para Lima.
  • Libro u hojas sueltas a ser autorizadas, debidamente numeradas.
  • Copia del comprobante de información registrada conteniendo el Registro Único de Contribuyentes – RUC.
  • Constancia de Pago de la tasa correspondiente (11.36 Nuevos Soles para empresas en General y 3.40 Nuevos soles para MYPES ). La tasa depende de la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del empleo correspondiente.

Las  MyPES deberán adjuntar: Constancia del Registro Nacional de Micro y Pequeñas empresas (REMYPE).

Las personas jurídicas  y las personas naturales con más de 3 trabajadores, llevarán su registro  través de medios electrónicos, presentado mensualmente a través del medio informático desarrollado por la SUNAT “PLANILLA ELECTRONICA”, en el que se encuentra registrada la información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, prestador de servicios -modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes de la empresa-.

VIII. Legalización de los libros contables

La legalización es la constancia, puesta por un notario, en la primera hoja útil del libro contable. Si uso registros por medio computarizado, esta constancia debe estar en la primera hoja suelta. La constancia asigna un número y contiene el nombre o la denominación de la razón social, el objeto del libro, el número de folios, el día y el lugar en que se otorga, y el sello y firma del notario (o juez de paz si no hay notario en el lugar). Además, cada hoja, debidamente foliada (o sea, numerada en forma consecutiva) debe contar con el sello del notario o juez de paz, de ser el caso. Un modelo de solicitud para la legalización de los libros contables se muestra en el anexo al final de este capítulo. Para solicitar la legalización de un segundo libro, o de las hojas sueltas, debo acreditar que he concluido el libro o las hojas anteriores. En caso de pérdida, se tendrá que demostrar en forma fehaciente (indiscutible, con evidencias) que así ha sucedido.

IX. Trámite de la licencia municipal

Es la autorización que otorga la municipalidad para el desarrollo de actividades económicas (comerciales, industriales o de prestación de servicios profesionales) en su jurisdicción, ya sea como persona natural o jurídica, entes colectivos, nacionales o extranjeros. Esta autorización previa, para funcionar u operar, constituye uno de los mecanismos de equilibrio entre el derecho que tengo a ejercer una actividad comercial privada y convivir adecuadamente en comunidad.

Es importante porque:

  1. Sólo permitirá la realización de actividades económicas legalmente permitidas, conforme a la planificación urbana y bajo condiciones de seguridad.
  2. Permite acreditar la formalidad de su negocio, ante entidades públicas y privadas, favoreciendo su acceso al mercado.
  3. Garantiza el libre desarrollo de la actividad económica autorizada por la municipalidad

Para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento, la municipalidad evaluará los siguientes aspectos:

  • Zonificación y compatibilidad de uso.
  • Condiciones de seguridad en Defensa Civil, cuando dicha evaluación constituya facultad de la municipalidad.

Cualquier aspecto adicional será materia de fiscalización posterior.

¿Qué sanción  tengo  si operó un negocio sin licencia municipal?

El operar un negocio sin la licencia de funcionamiento dará lugar a sanciones (multas o cierre del establecimiento), según lo señalen las normas en cada jurisdicción.

Bibliografía:

http://www.pqs.pe/emprendimiento/sunarp-pasos-para-inscribir-tu-empresa

http://www.sunat.gob.pe/exportaFacil/pasos/paso1.pdf

http://www.sunat.gob.pe/exportaFacil/pasos/paso2.pdf

http://www.mintra.gob.pe/mostrarContenido.php?id=606&tip=606

http://destinonegocio.com/pe/gestion-pe/inscribe-a-tus-trabajadores-a-essalud-y-cumple-tus-obligaciones/

http://wapaperu.mpdl.org/index.php?option=com_content&view=article&id=188&Itemid=24

http://www.sunat.gob.pe/exportaFacil/pasos/paso3.pdf

http://rpp.pe/lima/actualidad/sabias-que-obtener-tu-ruc-como-persona-juridica-es-gratis-noticia-919058

http://www.pqs.pe/emprendimiento/sunat-como-obtener-ruc

http://www.sunat.gob.pe/exportaFacil/pasos/paso9.pdf

http://www.sunat.gob.pe/exportaFacil/pasos/paso8.pdf

http://www.sunat.gob.pe/exportaFacil/pasos/paso7.pdf

http://wapaperu.mpdl.org/index.php?option=com_content&view=article&id=184&Itemid=24

Naghif Abuhadba / Rafael Milla / Gabriel Nájar / Carolina Fonseca / María Paula Madau

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