U-Planner: El viacrucis administrativo para constituir una sociedad

U-Planner: El viacrucis administrativo para constituir una sociedad

En la siguiente nota entrevistamos a Catherine B. Garrido, CEO & Founder I Creative Director de U-Planner & Working Planner, quien nos cuenta los distintos trámites por los que tuvo que atravesar para lograr fundar su empresa y darle el impulso necesario para llegar al éxito del que goza hoy en día entre todos los universitarios.

  1. ¿Qué inspiró este proyecto, cómo surgió?

En general, partió de mi propia necesidad como estudiante universitaria para organizarme, pues a varios les pasa que compras una agenda y no te es útil porque no te satisface. Me di cuenta de que compraba agendas y de ahí las descartaba. Otra cosa que odiaba era la cantidad de papel que se desperdicia al comprar una agenda si al final no escribes tanto.

En mi octavo ciclo me dije, ¿qué tal si yo hago mi agenda? La diseñé en un programa especial de Mac que te permitía hacer diseños súper lindos de manera rápida. Ahí, hice el esquema del contenido con todo lo que yo creía que iba a necesitar. Me puse a pensar, ¿qué necesito? Como nos pasamos los horarios siempre, dije “ya una sección para los horarios de mis amigas y mi propio horario”. Traté de incluir todos los aspectos que sabía que iba a necesitar. Pero lo más importante para mí fue el planificador semestral porque a veces uno llega a las clases y el profesor dice en la semana 3, 5 y 7 hay PC, y me decía, ¿de cuándo está hablando? Así, de alguna manera ahora tenía una vista panorámica y con ella podía organizar todo mi ciclo. Entonces, al elaborar mi planner artesanal, mis amigas me dijeron “qué chévere esto que te has hecho, me puedes hacer uno”.

Trabajé un tiempo en el BCP y en la distribuidora de Backus, pero siempre tuve las ganas de hacer algo propio y creativo. Un día me dije, ¿qué tal si esta idea que tuve la llevo de una manera comercial a otras personas que también sé que tienen la misma necesidad que yo tuve? Entonces me metí a todo lo que era crear un producto con alto diseño gráfico y aprendí un montón sobre illustrator.

  1. ¿Cómo te decidiste por el nombre de tu empresa: CBGV EIRL?

Bueno, ese es el nombre detrás de mis marcas comerciales, son mis iniciales. Es por los casos en lo que cuando haces negocios y dudan de si eres la única socia o la que fundó la empresa. Sí me ha pasado que he tenido que ir a un sitio a dejar una factura y al momento de pedirme la razón social tengo que especificar cada letra. Pero al final es tu razón social y te permite cierta reserva.

  1. En el inicio de este proyecto, ¿tuviste asesoría legal?

No, pero como bachiller de Administración y N.N.I.I., he llevado algunos cursos de Derecho. Actualmente, los cursos son súper prácticos, yo ya sabía todo sobre cómo constituir una empresa, pero también aprendí mucho en el camino, siempre preguntando, sobre todo en SUNAT. A veces no es fácil conseguir la información que necesitas, pero ese es un atributo de los emprendedores: curiosidad de saberlo todo.

  1. ¿Por qué elegiste la modalidad de Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)?

Cuando empiezas, a veces tienes cierto temor de tener algún socio porque obviamente eso conlleva a compartir la toma de decisiones. Si tienes un compañero, genial, no está mal. Todas las SA o SAC te van a pedir que tengas un socio o más. Yo estaba sola y realmente no tenía el interés de compartir la toma de decisiones en todo aspecto con alguien más. En mi caso, para el financiamiento tuve un préstamo de mi papá, entonces no vi necesario tener algún socio capitalista. Me parece que lo más perjudicial que se puede hacer es empezar como persona natural con negocio porque puede afectar tus bienes y patrimonio personal. Lo que la EIRL hace es separar ello y eso para mí era importante, por lo menos para empezar. Sé que una SAC se puede ver mejor, pero elegí la EIRL porque sentía que iba a tener más control de mi empresa.

  1. ¿Cuánto invertiste en los trámites notariales?

Las notarías varían demasiado el precio para todo trámite. Encontré una en Aviación bastante económica. En total todo me habrá salido mil soles, aparte del depósito bancario que exige la notaría. En la Universidad te van a decir que puedes constituir tu empresa con un sol ¡mentira! Porque en el banco te piden mínimo, para abrir una empresa, quinientos soles.

  1. ¿La notaría se encargó del tema de SUNARP?

Me dieron la escritura pública, en sí me dieron todos los papeles necesarios para ir a SUNARP y continuar el trámite por mi cuenta.

  1. ¿Cuánto gastaste en SUNARP? ¿Te hicieron alguna observación?

Pasó de setecientos soles, no requería préstamos así que creo que no fue mucho. No me hicieron observaciones, en la notaría me dieron todos los papeles que necesitaría. Pero igual es bastante engorroso.

  1. ¿Cómo fue el trámite en SUNARP para inscribir a la empresa?

Honestamente, yo sí lo sentí muy laborioso pero sencillo, a la vez. Lo que pasa es que en la notaría te asesoran bastante, te dicen qué llevar a SUNARP. Lo bueno es que ahora hay más sedes de SUNARP, por eso sentí que el trámite fue bastante rápido. Algo que sugeriría a alguien que va a constituir una empresa de bienes es que, al momento de llenar los formularios, así no tengas planeado en ese momento, facturación electrónica, lo marques de todas maneras así en el futuro no tengas que hacer muchos más trámites. Incluso, en objeto social incluí la exportación e importación por la visión que tengo a largo plazo.

  1. ¿Sentiste que la ayuda brindada por el personal de SUNAT fue suficiente?

Me han pasado muchas cosas en SUNAT, buenas y malas. He visto que no hay una homogenización de la capacitación al personal, porque las respuestas varían según a quién preguntes. Por ejemplo, una vez fui y les dije que se me pasó declarar mis impuestos. Ellos me preguntaron si mis ventas habían sido mayores a media UIT, como no lo habían sido me dijeron que no tenía que pagar. Pero luego me llegó una notificación de multa por no haber pagado. Así que volví a ir y les pregunté por qué sucedió eso si a mí me habían dicho otra cosa. Al verificar el sistema me dijeron que era por mis compras, hecho que la primera vez no mencionaron. Realmente fue un problema grande, incluso intervino el jefe de sede SUNAT, y habló con la señorita que me había entendido. Reconocieron el error.

  1. ¿Por qué régimen tributario te decidiste y por qué?

Me decidí por el especial. Yo hubiera querido el RUS, el simplificado, pero ese no encajaba en mi modelo de negocio porque yo iba a trabajar a consignación. Cuando averigüé en librerías me dijeron que en ese rubro se deja la mercadería en un almacén o tienda, y es siempre a consignación. Lo que vendas se liquida a fin de mes y 30 ó 60 días después de facturar te abonan, y eso tiene que respetarse. Eso fue un bajón porque yo esperé tener más liquidez. De esa necesidad, de tener una venta directa, nació mi página web. El RUS no permite transacciones a consignación. Los que sí son el general y especial.

  1. ¿Tuviste asesoría sobre libros contables en SUNAT?

No. Me dijeron “tienes que llevar este libro y este libro”. Hay un vacío. No te dicen dónde ni cómo, te dicen “de manera electrónica, en el sistema con tu clave sol”, te mandan a computadoras para que te enseñen. En computadoras máximo son dos las personas que te ayudan, pero van rotando cada 5 segundos, entonces no recibes mucha capacitación y no es la manera. Justamente ellos exigen a todo ciudadano o persona jurídica declarar sus impuestos, por tanto, es su deber educarnos para hacerlo de la manera correcta. Siento que no hay un énfasis, en capacitarnos para hacerlo por nuestra cuenta. He visto que tienen iniciativas en otros aspectos, pero creo que en esta parte sí falta, en esto y en el tema de facturación electrónica. Yo fui a la capacitación de SUNAT sobre facturas electrónicas y era en verdad una locura. Puse toda mi atención para aprender, pero se veía súper engorroso. Para una empresa pequeña, es muy difícil, te dicen que debes declarar cada venta en plazo de 7 días, y que la factura en realidad no es la factura sino la representación impresa y la verdadera factura es el archivo XML, que cuando abres es un conjunto de letras ininteligibles. Es en verdad bien complejo. Ya que el sistema está dado de esta manera, uno necesitaría realmente un estudio contable o módulo de facturación electrónica integrado a las ventas para poder realizarlo, el sistema no te permite aprender por ti mismo.

  1. ¿Tuviste complicaciones al momento de comprar boletas o facturas?

SUNAT te brinda una lista de todas las imprentas que están autorizadas por ellos para que saques tus facturas, entonces realmente no hubo muchas complicaciones. Pero la diferencia está en los precios, algunas te cobrarán bastante por emitir las facturas y otras no tanto. Como yo ya estoy en la industria de la papelería, tengo más contactos, entonces, puedo acceder a unos precios más sincerados.

  1. ¿Cómo elegiste el nombre de la marca?

Sobre el nombre, a mí me gustaba U-Planner, pero como administrador sabes que a veces lo que tú quieres no es necesariamente lo que el mercado acepta. Entonces, hice una investigación de mercado en base a mis cursos de marketing, al pie de la letra. Una de las preguntas de mi investigación fue, ¿cuál de estos nombres te parece que te parece que va más acorde al concepto planteado? Para mí, era realmente importante validarlo ante el consumidor.  Es muy importante hacer encuestas y focus groups como parte de tu plan de negocios.

  1. ¿Cómo fue tu experiencia en Indecopi?

Te toma unos 3 meses en total lograr proteger tu marca y te cuesta 700 soles en total aproximadamente. Primero debes solicitar una búsqueda fonética y de logotipo. Si todo está ok, puedes ingresar tu marca y esperar de 30 a 60 días una notificación de Indecopi que te llega a domicilio con la que procedes a publicar tu marca en el diario El Peruano. Debes esperar otro mes para que no haya algún reclamante. Luego de esto, ya te notifican que la marca es tuya. Aun así la verdad es que no me siento muy segura porque te dicen que, si por ahí sale alguna marca parecida, tú eres la persona encargada de reclamar, revisando El Peruano todos los días. Pero sí me siento más segura. Es bastante inversión, pero lo vale. Es por diez años, luego tienes que renovar. Es engorroso, pero lo amerita. Las colas son muy largas.

  1. ¿Cuánto tiempo demoraste desde que hiciste tu objeto social y llegaste a Indecopi con tu marca registrada?

Yo pospuse mucho el proteger mi marca. Tuve dudas de qué iba a proteger, si todo el contenido o solo la marca. Si fuera el contenido, sería como una obra que se protege cada hojita, lo cual implica ir todos los años y volver a pagar. No eran ideas por eso no se puede proteger. Lo que yo no quería era que alguien copie la estructura, el concepto. Me dijeron que proteger la marca era lo mejor para proteger el todo.

  1. ¿Has tenido problemas con imitaciones?

Eso va ligado a la estrategia de mercado que tengo. Mi fin nunca fue lucrar, yo quería que mi producto esté al alcance de los universitarios, que sea accesible para todos. Mis principios y filosofía eran de ayudar a que todos realmente se organicen y que el hecho de no estar organizado no sea un motivo de fracaso universitario. Mi visión es que en algún momento U-Planner se vuelva como un lápiz: súper necesario y útil. Ser emprendedor muchas veces es seguir un camino solitario, y es normal que se asomen las dudas si lo que vas haciendo está bien, pero cuando recibes los comentarios positivos de tus clientes, te das cuenta de que lo estás haciendo bien y sacas más fuerzas, seguridad y auto reafirmación de que estás en el buen camino.

  1. ¿Has tenido problemas para cobrar las consignaciones?

Tristemente, no somos un país muy lector. Si tú vas a un punto de venta que en su 90% está amarrado a la venta de libros y le va no muy bien, te va a afectar porque se van a demorar en pagarte y te van a pedir plazos. Ahora, ninguna de las librerías te hace un contrato formal y todo el mundo lo sabe, tú vas y es todo palabra. Te hacen el pedido y puede que te manden un correo, pero no hay firmas de ambas partes. Lo que sí hay es una nota de pedido, códigos de barra, y guías de remisión. La comisión en librerías es muy alta, es de 40% y aparte de eso quítale el IGV que es otro 18%. La estrategia aquí es trabajar en cantidades. El mercado de agendas va bien. Igual sé que la digitalización está súper de moda ahora, pero hay algo en el papel que siempre llamará. Los libros son otro tema.

Como emprendedor, no tienes lugar a negociar las comisiones, tienes que aceptar lo que te toca. Por eso, debes averiguar bien con quién vas a trabajar, si es que pagan a tiempo. Los puntos de venta muchas veces comentan. Es bueno informarse y preguntar.

  1. ¿Alguna librería tiene deudas contigo?

Sí, 2 de ellas, muy conocidas. Algo feo es que no tienes dónde quejarte; y si es que hay, es bastante laborioso, sería como un tipo de arbitraje privado, imagino. Hablemos de Factoring. No me pagan, entonces vendo mi factura en algún sitio. Pero no funciona así porque para empezar dicha empresa tiene que tener una cuenta de Factoring. Por eso no entiendo por qué existe, por qué se creó la norma de que las facturas ahora tienen que incluir una factura negociable, si para empezar esa empresa le tiene que dar la gana de sacar una cuenta de Factoring primero, para que de ahí recién puedas tú cobrar la facturar negociable.

Las deudas te imposibilitan tener liquidez y seguir creciendo más de forma más acelerada. Llamé a Indecopi, pero me dijeron que ellos solo ayudaban a consumidores finales, no empresas. Por eso, creo yo, debería haber una autoridad como Indecopi pero que regule entre personas jurídicas, sobre todo Pymes vs. grandes empresas y que solucionen estos problemas de forma rápida. Igual me siento de manos atadas.

  1. ¿Cuál es el costo de un código de barras?

Hay dos modalidades. Hay una entidad a nivel mundial, GS1, que te los brinda, pero es un tanto caro, tienes que hacer pagos de membresía, por ejemplo. Ellos registran todas las características del producto en el código. Esto lo piden mucho en retail estadounidense. Sin embargo, también los venden libres, por paquetes en internet. Yo adquiero esos. Te salen mucho más económicos y son válidos para Perú.

CBGV EIRL Tiene como misión ser una empresa que ofrezca productos de papelería que combinen un bello diseño gráfico con un uso práctico diario. Para esto, busca adaptarse conectándose a los diferentes estilos de vida y preferencias de su público objetivo. El mundo está cambiando, por lo que el uso del papel y la deforestación deben ser reducidos. Ante ello, CBGV EIRL innova sus formatos para tener en cuenta el cuidado del ambiente y, así, eliminar el uso de agendas pesadas.

CEO & Founder I Creative Director U-Planner & Working Planner Emprendedora. Bachiller de Adm. y NNII de USIL. Recientemente participó en un programa de emprendimiento en la Universidad de Stanford, California. Su proyecto de una TEC Startup quedó seleccionado en el Top 5 para competir a nivel mundial. También, asistió recientemente a Las Vegas Market, la feria más grande de la costa oeste de la industria de papelería.

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