En los últimos meses se ha demostrado un gran interés en mejorar el funcionamiento y la competitividad de nuestras instituciones. Así, se han aprobado una serie de medidas destinadas a fomentar la eficiencia dentro de las entidades públicas, teniendo en cuenta que las mismas se encuentran al servicio del ciudadano. Una de las medidas instauradas ha sido el potenciar el régimen de simplificación administrativa que ya se encontraba recogido en la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N° 27444 (norma recientemente modificada por el Decreto Legislativo N°1272) a través de la promulgación de dos (2) Decretos Legislativos (N° 1246 y 1310).
Es decir, se trata de un régimen general que establece parámetros que los funcionarios de las entidades públicas se encuentran obligados a cumplir durante el inicio y desarrollo de los procedimientos administrativos, ello con la finalidad de no imponer requisitos innecesarios. En efecto, dicha norma recogió el régimen de simplificación administrativa en los artículos 40° y siguientes. Así, por ejemplo, de acuerdo con el inciso 1.1 del artículo 40° de la LPAG, las entidades públicas se encontraban impedidas de solicitar una serie de documentos, como por ejemplo, aquellos documentos que la propia entidad tenga en su poder producto de fiscalizaciones o de la presentación de dicho documento por el propio administrado en los últimos cinco (5) años, siempre y cuando la información no haya variado.
Otra de las medidas de simplificación administrativa recogidas expresamente en la LPAG es la prohibición de solicitar que el administrado presente documentos con sellos de otras áreas de la misma entidad en donde se realiza el trámite. Así, por ejemplo, si un administrado quería solicitar una Licencia de Funcionamiento ante la Municipalidad de San Isidro y para ello necesita la aprobación del área de Defensa Civil de la propia Municipalidad, para efectos del procedimiento, el funcionario de la Municipalidad se encontraba impedido de solicitar al administrado que selle su solicitud de Licencia de Funcionamiento por el área de Defensa Civil de la propia entidad. De esta manera, se estaría evitando que los administrados tengan que recabar las confirmaciones y aprobaciones de otras áreas de la propia entidad, actividad que puede ser fácilmente coordinada de forma interna por los funcionarios de la Municipalidad en donde se efectúa el trámite.
Ahora bien, con el fin de agilizar de manera más efectiva los procedimientos administrativos, se emitieron dos (2) Decretos Legislativos únicamente referidos al régimen de simplificación administrativa.
A manera de ejemplo, las normas de simplificación administrativa establecen que las entidades del Estado se encuentran prohibidas de solicitar como requisito de sus trámites: (i) copia del DNI del ciudadano que realiza el trámite; (ii) copia de la ficha RUC emitida por la SUNAT, en caso de personas jurídicas; (iii) constancias de habilitación profesional emitida por los Colegios Profesionales cuando la información se encuentre publicada en sus portales web; entre otros requisitos.
Es importante tener en cuenta que el funcionario público va a contar con la información relacionada con el DNI, RUC, entre otros aspectos comprendidos por el régimen de simplificación administrativa. Ello, a través de la verificación de dichos datos en las páginas web de las entidades (por ejemplo, RENIEC, SUNAT, Registros Públicos, entre otros).
En este extremo, el régimen de simplificación administrativa busca que los usuarios no tengan que recolectar una serie de documentos que se encuentran en poder del Estado, a través de sus entidades públicas. Así, son los funcionarios públicos quienes, a través de un sistema on line, podrán acceder a dichos datos sin mayor inconveniente ni costo adicional.
Lo que en la práctica se pretende instaurar a través de los Decretos Legislativos antes mencionados, es que se revierta la obligación de recabar la documentación necesaria para efectuar los trámites que usualmente habían recaído sobre el usuario, con la finalidad de que sean las entidades públicas quienes tengan la obligación de utilizar los sistemas interconectados entre entidades (por ejemplo, acceso a la página web de Registros Públicos, SUNAT, entre otras entidades).
Así, se estaría evitando que, para realizar un (1) trámite ante una (1) entidad pública, el administrado tenga que acudir a varias otras entidades en busca la de la documentación que sea requerida.
Adicionalmente a ello, a través de los referidos Decretos Legislativos, se han modificado ciertas autorizaciones que antes eran exigibles. Por ejemplo, en el caso de la autorización para el uso de lunas polarizadas, se establece que la misma tendrá vigencia indeterminada y se le otorga al vehículo. A través de este cambio normativo, se evita que esta clase de autorizaciones recaigan sobre la persona natural y deban ser renovadas cada cierto tiempo.
En esa misma línea, los Decretos Legislativos contienen una serie de medidas que buscan simplificar los procedimientos ya existentes, con el fin de evitar que existan procedimientos que no son razonables, implementando así mejores procedimientos para evitar que existan trabas en la obtención de títulos habilitantes.
En mi opinión, este tipo de medidas tienen como efecto el agilizar los procedimientos y evitan imponerle cargas adicionales a los administrados para que puedan efectuar sus trámites y obtener las autorizaciones que necesiten. Así, son las entidades públicas quienes, utilizando mecanismos on line, podrían obtener información pública de los ciudadanos sin que ello le genere un costo adicional a alguna de las partes del procedimiento. Asimismo, se eliminan o modifican procedimientos que son innecesarios, pues se tratan de medidas poco razonables, evitando así la existencia de inconvenientes en el desarrollo de las actividades de los ciudadanos.
