Coautoria: Camila Valeria Mármol Carhuavilca
28 de Setiembre de 2026
Introducción
En menos de cinco meses, dos Salas de la Corte Suprema han dado respuestas incompatibles a una misma pregunta ¿Qué ocurre cuando un trabajador reclama derechos vinculados a documentos laborales de una antigüedad mayor a cinco años y el empleador ya no cuenta con ellos? La pregunta parece sencilla, pero compromete tres planos distintos, siendo estos el deber empresarial de conservación documental, la distribución de la carga de la prueba y el alcance de las presunciones derivadas de la conducta procesal.
Por un lado, la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria respondió primero. Precisamente, en la Casación N.º 36773-2023, La Libertad, de 23 de marzo de 2026, sostuvo que el plazo legal de cinco años responde a una finalidad de racionalización administrativa y no constituye una suerte de caducidad probatoria. Según esta lectura, si el trabajador aporta indicios y el empleador no exhibe los registros de asistencia históricos, dicha omisión puede ser valorada como conducta obstructiva y activar la presunción del artículo 29 de la Nueva Ley Procesal del Trabajo (NLPT), incluso respecto de periodos superiores a cinco años (Corte Suprema de Justicia de la República [CSJR], 2026a).
La Segunda Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria adoptó la posición contraria en la Casación Laboral N.º 3579-2025, La Libertad, de 5 de agosto de 2026. Para esta Sala, el empleador solo está obligado a conservar libros, boletas, constancias de pago y registros laborales -incluidos los controles de asistencia y sobretiempo- por un máximo de cinco años. Superado ese plazo, la prueba del derecho corresponde a quien lo alega; y la falta de exhibición puede proyectar consecuencias adversas respecto del periodo en el que sí subsistía el deber legal de conservación (CSJR, 2026b).
El problema no es menor. Ambas ejecutorias invocan el artículo 22 del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial (LOPJ) y presentan sus reglas como doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento. La fecha posterior de la Casación Laboral N.º 3579-2025 no borra, por sí sola, el criterio fijado por otra Sala Suprema. El resultado es una tensión real de predictibilidad: jueces, trabajadores y empleadores se enfrentan hoy a dos instrucciones incompatibles sobre el mismo supuesto. Este artículo sostiene que el núcleo interpretativo de la Segunda Sala es el que mejor se ajusta al texto del ordenamiento y que la salida institucional adecuada pasa por un Pleno Casatorio Laboral.
Dos doctrinas para un mismo problema
La Cuarta Sala parte de una preocupación atendible: la asimetría probatoria propia de la relación laboral. Su razonamiento enfatiza que el empleador administra normalmente el acervo documental y que trasladar al trabajador la exigencia de reconstruir décadas de asistencia puede convertir la acreditación del sobretiempo en una prueba de enorme dificultad. Desde esa premisa, la Sala diferencia el deber administrativo de conservar documentos de los deberes procesales de colaboración, probidad y buena fe. El vencimiento del plazo de cinco años, señala, no liberaría al empleador de su carga procesal de contribuir al esclarecimiento de los hechos.
Sobre esa base, la Casación N.º 36773-2023 formula cuatro reglas. La más relevante para esta discusión establece que, si el trabajador aporta indicios razonables de la jornada extraordinaria y el empleador omite exhibir registros antiguos invocando el plazo de cinco años, la omisión debe calificarse como obstructiva y la presunción del artículo 29 de la NLPT se activa incluso para periodos anteriores. El juez podrá luego moderar la cuantificación aplicando razonabilidad, pero la falta de exhibición ya ha producido una consecuencia probatoria adversa (CSJR, 2026a).
Por otro lado, la Segunda Sala organiza el problema desde otro punto de partida, antes de extraer consecuencias por la falta de un documento, debe determinarse si la ley exigía que ese documento siguiera existiendo. Su doctrina establece cuatro reglas: el deber de conservación no supera los cinco años; transcurrido ese plazo, la prueba corresponde a quien alega el derecho; la falta de exhibición habilita el reconocimiento de derechos hasta por los cinco años anteriores al cese; y no es jurídicamente posible convertir el deber legal de archivo en una obligación de duración superior (CSJR, 2026b).
La diferencia es, por tanto, más profunda que una discrepancia sobre horas extras. La Cuarta Sala atribuye al deber de colaboración procesal la capacidad de proyectarse más allá del deber legal de conservación. La Segunda Sala, en cambio, considera que no puede construirse una conducta obstructiva a partir de la inexistencia de una obligación jurídica previa. En términos de distribución del riesgo probatorio, la primera posición lo coloca principalmente en el empleador; la segunda distingue el periodo en el que el empleador debía conservar la información de aquel en el que la ley trasladó la prueba a quien afirma el derecho.
El texto legal de los cinco años no es neutro
El argumento más fuerte a favor de la Segunda Sala no está en una preferencia por la seguridad empresarial ni en una lectura restrictiva del proceso laboral. Está en el texto de las normas. El artículo 6 del Decreto Supremo N.º 004-2006-TR establece que los empleadores deben conservar los registros de asistencia hasta por cinco años después de generados. Leído aisladamente, podría discutirse si se trata solo de una obligación de archivo. Sin embargo, el ordenamiento contiene disposiciones de mayor alcance que impiden reducir el problema a una mera regla administrativa.
La Ley N.º 27029 modificó el artículo 5 del Decreto Ley N.º 25988 y dispuso que los empleadores deben conservar los documentos relacionados con su actividad por un periodo que no exceda cinco años. Lo decisivo aparece inmediatamente después, esto es que, una vez transcurrido ese periodo, y también en materia laboral, la prueba de los derechos que puedan derivarse del contenido de dichos documentos corresponde a quien alega el derecho. Esta frase no regula únicamente almacenamiento. Contiene una regla expresa de distribución de la carga probatoria para los periodos históricos (Ley N.º 27029, 1998).
El Decreto Legislativo N.º 1310 refuerza la misma conclusión. Su numeral 3.4 señala que, para todo efecto legal, los empleadores solo están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de obligaciones laborales económicas hasta cinco años después de efectuado el pago. Además, ordena expresamente que las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales observen esa disposición en sus actuaciones (Decreto Legislativo N.º 1310, 2016). Esa referencia a las instancias judiciales vuelve difícil sostener que el plazo carece de toda consecuencia en el proceso.
Por eso, caracterizar globalmente estas normas como simples reglas de racionalización administrativa no resuelve el problema. Puede describir su origen o una de sus finalidades, pero no elimina los efectos que el legislador incorporó expresamente. La Ley N.º 27029 tiene rango legal y contiene una regla probatoria. El Decreto Legislativo N.º 1310 también tiene rango de ley y exige su observancia judicial. La interpretación debe armonizar estas disposiciones con la NLPT, no colocarlas fuera del proceso por la sola etiqueta de “simplificación administrativa”.
No exhibir no equivale necesariamente a ocultar
El segundo punto de quiebre está en el artículo 29 de la NLPT. La norma faculta al juez a extraer conclusiones adversas de la conducta de las partes, especialmente cuando la actividad probatoria es obstaculizada. Entre los ejemplos menciona el incumplimiento de exhibiciones ordenadas y la negativa sobre documentación propia de la actividad jurídica o económica. La palabra relevante es “puede”: la presunción requiere una valoración judicial de la conducta y de su aptitud obstructiva; no constituye una sanción automática ante cualquier falta de exhibición (Ley N.º 29497, 2010).
La Casación N.º 36773-2023 formula, en cambio, que la presunción se activa “inexorablemente” cuando el trabajador presenta indicios y el empleador no exhibe controles de asistencia antiguos. Esa construcción tensiona dos elementos. Primero, transforma una facultad judicial vinculada a la conducta concreta en una consecuencia prácticamente obligatoria. Segundo, equipara la no presentación del documento con un comportamiento obstruccionista aunque el ordenamiento ya hubiera autorizado al empleador a dejar de conservarlo.
No exhibir no equivale necesariamente a ocultar. Para hablar de inconducta procesal debe existir, como mínimo, algún componente de imputabilidad, que la prueba se encuentre bajo control de la parte y esta se resista a aportarla, que haya sido destruida en contravención de un deber vigente o que existan elementos que permitan inferir una maniobra destinada a empobrecer el acervo probatorio. Si el documento dejó legítimamente de existir después de vencido el plazo legal, la sola imposibilidad de exhibirlo no demuestra reticencia, ocultamiento ni deslealtad.
Esto no significa que el plazo de cinco años funcione como una licencia para esconder documentos existentes. Si el empleador conserva registros antiguos (por digitalización, políticas internas u otra razón) y, pese a un requerimiento judicial, se niega a presentarlos, el análisis cambia. La ausencia de obligación de conservar no equivale a un derecho a retener prueba que efectivamente se posee. En ese escenario, el artículo 29 puede operar porque la conducta obstructiva deriva de la negativa actual a colaborar, no de la supuesta obligación de haber archivado indefinidamente.
El derecho no desaparece: cambia el riesgo probatorio
Una de las críticas posibles a la posición de la Segunda Sala consiste en afirmar que el límite documental termina, en la práctica, por recortar derechos laborales históricos. Esa objeción confunde dos instituciones distintas. El plazo de conservación no es un plazo de prescripción del derecho ni impide formular pretensiones respecto de periodos anteriores. Lo que cambia es quién asume el riesgo de la falta de determinada documentación una vez vencido el periodo que la ley obliga a custodiar.
La propia regulación del sobretiempo ofrece una salida. El artículo 10-A del Texto Único Ordenado de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo dispone que la deficiencia del sistema de registro no impide el pago si el trabajador acredita por otros medios la realización real y efectiva del trabajo extraordinario. La Segunda Sala interpreta que no se exige necesariamente prueba directa: pueden operar indicios razonables, pero la sola afirmación no basta (CSJR, 2026b).
En la práctica, esos otros medios pueden comprender boletas con pagos parciales de horas extras, correos electrónicos enviados fuera de jornada, mensajes, reportes de producción, registros de acceso, turnos, órdenes de servicio, comunicaciones internas, testimonios o cualquier otra fuente pertinente. La dificultad probatoria puede ser considerable, pero esa dificultad no autoriza a invertir automáticamente una regla legal expresa. El proceso laboral facilita la prueba; no elimina sin texto normativo la carga mínima de quien sostiene un hecho.
Esta distinción también evita una consecuencia problemática del criterio de la Cuarta Sala: que la empresa termine teniendo, de facto, un deber de conservación indefinido. Si sabe que la destrucción lícita del documento al sexto año podrá ser utilizada décadas después como indicio de obstaculización, el plazo de cinco años pierde eficacia normativa. La única conducta racional sería conservarlo para siempre. El derecho formalmente permite destruir; la interpretación judicial, sin embargo, sancionaría haber ejercido esa posibilidad. Esa contradicción es difícil de sostener.
Una precisión necesaria sobre la regla de la Segunda Sala
Que el eje de la Casación Laboral N.º 3579-2025 sea más consistente no obliga a leer todas sus formulaciones de manera aislada. Su tercera regla señala que, cuando el empleador no cumple con exhibir la documentación laboral, el juez deberá reconocer a favor del trabajador los derechos reclamados hasta por los cinco años anteriores al cese. Esta regla debe entenderse en conexión con el resto del sistema probatorio y con el tipo de documento solicitado.
Dentro de ese periodo, la situación jurídica sí es distinta: el empleador mantenía un deber legal de conservación. Si no presenta los registros que debía custodiar y no justifica razonablemente su ausencia, la falta de colaboración puede serle imputable y el artículo 29 adquiere plena relevancia. Allí sí existe una base normativa para extraer consecuencias adversas, porque la inexistencia de la prueba coincide con el incumplimiento de una obligación documental todavía vigente.
Sin embargo, el reconocimiento judicial no debería entenderse como una ficción absoluta desligada del objeto litigioso. En materia de horas extras, por ejemplo, la pretensión, los indicios existentes, los pagos parciales y la razonabilidad de la jornada alegada siguen formando parte de la valoración. La ventaja de la Segunda Sala no radica en reemplazar toda valoración por una regla automática de cinco años, sino en establecer una frontera jurídica clara para identificar cuándo la ausencia del documento puede ser atribuida al empleador y cuándo el riesgo probatorio ya fue trasladado por la ley.
Dos doctrinas obligatorias y un problema de predictibilidad
El conflicto adquiere una dimensión institucional porque no estamos ante dos casaciones ordinarias que ofrecen razonamientos distintos. Las dos Salas invocan el artículo 22 de la LOPJ. Esa disposición permite que las Salas Especializadas de la Corte Suprema fijen principios jurisprudenciales de obligatorio cumplimiento; incluso admite el apartamiento excepcional, pero exige motivación y publicidad del nuevo criterio (TUO de la LOPJ, art. 22).
La Segunda Sala, además, reconoce expresamente que existían interpretaciones contradictorias en la especialidad antes de fijar su doctrina. Sin embargo, una doctrina jurisprudencial emitida por una Sala no funciona, por el mero criterio cronológico, como una derogación normativa de la doctrina establecida por otra Sala. Menos aún cuando ambas se presentan como obligatorias y resuelven de modo opuesto la consecuencia procesal de un mismo hecho: la falta de registros con más de cinco años de antigüedad.
La consecuencia práctica es indeseable. Un juzgado que aplique la Casación N.º 36773-2023 podrá considerar obstructiva la falta de archivos antiguos y presumir el sobretiempo. Otro, siguiendo la Casación Laboral N.º 3579-2025, trasladará al demandante la prueba de los periodos anteriores a cinco años. Ambos podrían afirmar que siguen doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento. En ese contexto, la predictibilidad que el artículo 22 pretende generar se convierte precisamente en lo contrario.
La salida institucional: un Pleno Casatorio Laboral
La solución más sólida no es esperar una tercera casación. Tampoco basta, en nuestra opinión, con un Pleno Jurisdiccional Supremo entendido únicamente como espacio para concordar jurisprudencia al amparo del artículo 116 de la LOPJ. Ese mecanismo cumple una función relevante de uniformización, pero la NLPT contiene una herramienta específica y más fuerte para resolver contradicciones de esta naturaleza.
El artículo 40 de la Ley N.º 29497 permite que la Sala Constitucional y Social de la Corte Suprema que conoce un recurso de casación convoque al pleno de los jueces supremos que integran las demás salas de la misma materia para emitir una sentencia que constituya o varíe un precedente judicial. La decisión adoptada por mayoría absoluta de los asistentes al Pleno Casatorio vincula a los órganos jurisdiccionales de la República hasta que sea modificada por otro precedente (Ley N.º 29497, 2010).
Ese es exactamente el tipo de herramienta que requiere el conflicto actual. De hecho, la Corte Suprema ya ha utilizado el mecanismo en el I Pleno Casatorio Laboral, correspondiente a la Casación Laboral N.º 32846-2022, Huánuco, para resolver una cuestión de alcance general y fijar precedente vinculante. La experiencia confirma que el artículo 40 no es una fórmula teórica, sino un cauce disponible para la nomofilaxis y la unificación de criterios en materia laboral (CSJR, 2023).
Por ello, la respuesta institucional debería ser un Pleno Casatorio Laboral sobre conservación documental, carga de la prueba e inconducta procesal. Su agenda tendría que precisar, al menos, cuatro cuestiones: el alcance del plazo de cinco años; la regla probatoria aplicable una vez vencido; las condiciones para considerar obstructiva la falta de exhibición; y la relación entre los artículos 23 y 29 de la NLPT, la Ley N.º 27029, el Decreto Legislativo N.º 1310 y las normas sobre registro de sobretiempo. Una sentencia plenaria permitiría que el sistema vuelva a ofrecer una sola regla.
¿Qué criterio debería prevalecer?
Entre las dos doctrinas actualmente existentes, consideramos que debe prevalecer el criterio central de la Segunda Sala. La razón no es que el proceso laboral deba prescindir de la facilitación probatoria, sino que dicha facilitación tiene límites normativos. La Ley N.º 27029 no solo fija un periodo de conservación: dispone expresamente que, transcurrido ese periodo, la prueba del derecho corresponde a quien lo alega. El Decreto Legislativo N.º 1310, por su parte, ordena que las instancias judiciales observen el límite documental. Es difícil atribuir a ambas reglas un efecto meramente administrativo.
Del mismo modo, el artículo 29 de la NLPT sanciona la obstaculización, no la imposibilidad lícita. Convertir la falta de un documento que ya no debía conservarse en una presunción adversa automática difumina la diferencia entre no tener y ocultar, y transforma una facultad judicial en una consecuencia inexorable. Además, termina reconstruyendo por vía interpretativa el mismo deber indefinido de archivo que el legislador decidió limitar.
La posición de la Segunda Sala tampoco cierra la puerta a los reclamos históricos. El trabajador puede acreditar el sobretiempo mediante otros medios e indicios. Si el empleador todavía posee la información y se niega a exhibirla, el artículo 29 conserva toda su fuerza. Y si la falta de documentación se produce dentro de los cinco años en los que existía el deber de custodia, la consecuencia adversa tiene una base jurídica mucho más clara.
El punto, en suma, no es elegir entre tutela del trabajador y seguridad jurídica. Es evitar que una regla de facilitación probatoria termine negando una regla expresa sobre conservación y carga de la prueba. La Segunda Sala ofrece una frontera más coherente: durante los cinco años, el empleador responde por el archivo que la ley le exige; después, quien afirma el derecho debe probarlo con los medios disponibles. Si el sistema quiere una regla distinta, corresponde que esa modificación provenga de la ley o de un precedente unificador emitido por el cauce previsto en el artículo 40 de la NLPT.
Conclusiones
La controversia abierta por las Casaciones N.º 36773-2023 y N.º 3579-2025 evidencia un problema que excede el caso concreto de horas extras. Lo que está en discusión es cómo se distribuye el riesgo de la falta de documentación histórica y hasta dónde pueden llegar las presunciones judiciales cuando el legislador ha fijado un plazo expreso de conservación.
La Cuarta Sala identifica correctamente la asimetría probatoria y la necesidad de impedir conductas de ocultamiento. Sin embargo, al considerar obstructiva la falta de registros antiguos aun cuando ya no existía deber de conservarlos, termina atribuyendo al artículo 29 de la NLPT un alcance que desplaza la Ley N.º 27029 y el Decreto Legislativo N.º 1310. La Segunda Sala, en cambio, preserva el deber de colaboración allí donde existe una obligación documental exigible y traslada la prueba cuando la propia ley así lo ordena.
Hoy, no obstante, la discusión no puede quedar resuelta por una preferencia doctrinal. Dos Salas Supremas han fijado reglas opuestas con vocación de obligatoriedad. La solución que ofrece mayor seguridad jurídica es la convocatoria de un Pleno Casatorio Laboral conforme al artículo 40 de la NLPT, capaz de constituir un precedente judicial vinculante y cerrar la contradicción. Mientras ello no ocurra, la incertidumbre seguirá trasladándose a los jueces de instancia y, finalmente, a quienes litigan.
Referencias
Congreso de la República del Perú. (1998). Ley N.º 27029, Ley que modifica el artículo 5 del Decreto Ley N.º 25988 en lo relativo a la conservación de documentación.
Corte Suprema de Justicia de la República. (2023). I Pleno Casatorio Laboral. Casación Laboral N.º 32846-2022, Huánuco (sentencia de 10 de noviembre de 2023, fecha corregida por resolución de 2 de mayo de 2024).
Corte Suprema de Justicia de la República. (2026a). Casación N.º 36773-2023, La Libertad. Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria, 23 de marzo de 2026.
Corte Suprema de Justicia de la República. (2026b). Casación Laboral N.º 3579-2025, La Libertad. Segunda Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria, 5 de agosto de 2026.
Decreto Legislativo N.º 1310. Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa. (2016).
Decreto Supremo N.º 004-2006-TR. Disposiciones sobre el registro de control de asistencia y de salida en el régimen laboral de la actividad privada. (2006).
Decreto Supremo N.º 007-2002-TR. Texto Único Ordenado de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo. (2002).
Ley N.º 29497. Nueva Ley Procesal del Trabajo. (2010).
Poder Judicial del Perú. Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial, aprobado por Decreto Supremo N.º 017-93-JUS.
